حوّل مستندات مؤسستك إلى منظومة رقمية آمنة وقابلة للتتبع

تركز أنظمة التخزين العادية غالبًا على حفظ الملفات ومشاركتها فقط، بينما يوفر ديوان إدارة متكاملة للمستندات.

يمكن من خلال ديوان تنظيم المستندات حسب الأنواع والإدارات، وتحديد الصلاحيات، وإنشاء مسارات الموافقة، وتتبع الإصدارات، وإرسال الملفات للتوقيع، وتطبيق سياسات الأرشفة، ومتابعة الأنشطة، والحصول على تقارير واضحة.

نعم، يمكن تخصيص ديوان حسب طبيعة العمل من خلال إعداد أنواع المستندات، والحقول المخصصة، ومسارات الموافقة، والصلاحيات، وسياسات الاحتفاظ، واللغة، والهوية البصرية، وإعدادات النظام.

يمكن كذلك تنظيم المستخدمين والأدوار والمجلدات والوحدات التنظيمية بما يتناسب مع الهيكل الإداري للمؤسسة.

نعم، يوفر ديوان نظام صلاحيات يحدد من يمكنه عرض المستند أو تعديله أو تحميله أو مشاركته.

يمكن ضبط الصلاحيات حسب المستخدم أو الدور أو الوحدة التنظيمية، مع توفير آلية منظمة لطلبات الوصول إلى المستندات الحساسة قبل منح الصلاحية المناسبة.

نعم، يدعم ديوان إنشاء مسارات موافقة رقمية متعددة المراحل حسب نوع المستند أو الإدارة أو الوحدة التنظيمية.

يمكن تحديد المسؤولين عن كل خطوة، وترتيب الموافقات، وتحديد المدة الزمنية، وإرسال التذكيرات، وتفعيل التصعيد عند التأخير. كما يمكن إرسال المستندات للتوقيع ومتابعة حالتها من داخل النظام.

نعم، يساعد ديوان على إدارة إصدارات المستندات والرجوع إلى النسخ السابقة عند الحاجة.

كما يوضح آخر نسخة معتمدة من المستند، مما يقلل تضارب النسخ والاعتماد على الملفات المتكررة أو النسخ المتداولة عبر البريد.

نعم، يدعم ديوان أرشفة المستندات وتنظيمها وفق سياسات واضحة، مع تحديد موعد الأرشفة، ومدة الاحتفاظ، وصلاحيات الوصول بعد الأرشفة.

يمكن إنشاء سياسات احتفاظ مختلفة حسب نوع المستند، كما يدعم التجميد القانوني لمنع حذف المستندات المطلوبة لأسباب قانونية أو تنظيمية أو إدارية.

نعم، يمكن البدء بتطبيق ديوان على إدارة واحدة أو نوع مستند محدد، مثل العقود أو الفواتير أو ملفات الموظفين.

بعد ذلك يمكن التوسع تدريجيًا ليشمل باقي الإدارات والعمليات داخل المؤسسة.